Для проведения вам понадобится информация о завершенных за полгода задачах и последовательное обсуждение каждой задачи. Если можете провести встречу офлайн, так и сделайте. Если проводите онлайн, вам поможет Miro.

Полгода — достаточный для анализа промежуток, не нужно доставать более старые задачи.

Идите по задачам от самой новой к самой старой и задавайте два вопроса:

1. С учетом всех наших знаний на текущий момент могли ли мы не делать эту работу?

Мы задаем этот вопрос, чтобы понять, сколько места мы можем выделить под работу над /OKR. Помните, что систематические переработки ради исполнения OKR — это плохо. Кроме того, а кому не хочется избавиться от бесполезной работы и заниматься только нужными делами?

Если наш ответ «Да, мы могли этой работой не заниматься», зафиксируйте этот факт и потом посчитайте процент таких задач относительно всей нагрузки. Этот процент нагрузки можно высвободить, чтобы вместо таких задач заниматься OKR. Чтобы освободить себя от этих задач, ищите закономерности и старайтесь заранее определять, эта работа окажется бесполезной или нет. Если наш ответ «Нет, от этой работы было нельзя отказываться», объедините похожие задачи, типизируйте их и используйте знание об этой нагрузке при постановке OKR. Еще раз скажем: систематические переработки ради исполнения OKR — это плохо.

2. На какую метрику повлияло выполнение этой задачи?

Мы задаем этот вопрос, чтобы понять текущую сферу бизнес-влияния нашей команды. Сфера ожидаемого влияния и сфера реального влияния могут отличаться. 

Не пугайтесь, а примите это как факт: теперь вы точно знаете, где находитесь. Если наш ответ «Задачи влияла на одну или две конкретные метрики», запишите эти метрики в список, а затем объедините по типам.

Среди ваших находок могут оказаться метрики, которые вы не умеете считать. Пример: вовлеченность пользователя. Ничего страшного, все равно записывайте их: это даст вам понимание вашей сферы влияния. Научиться считать можно позже.

Если список вас сильно удивил и вы считаете, что ваша команда должна влиять на что-то другое, это отличный результат. Теперь вы знаете, что вам нужно приоритизировать иные работы. Постепенную смену своего влияния можно даже внести в OKR. Также этот список — хорошие входные данные для построения KPI-борда вашей команды.
Если наш ответ «На все метрики» или «Мы понятия не имеем», скорее всего, эта работа ни на что не повлияла либо ее влияние было ничтожно мало. Рассмотрите возможность в будущем отказываться от таких задач.

Попробуйте ответить на вопросы:

• Какие KPI находятся в вашей сфере влияния?
• Можете ли вы составить KPI-борд на основе полученных данных?
• От каких работ можно отказаться в будущем, потому что они не влияют на метрики?
• От каких работ можно отказаться в будущем, потому что они оказываются ненужными?
• Сколько времени вы можете уделять задачам по OKR?

Всю команду, чтобы было больше реального анализа задач и меньше домыслов.

Можно провести сокращенный формат, когда на встрече присутствуют только самые сведущие в нагрузке команды люди. Пример: продакт, тимлид и аналитики. Риск: вы можете начать домысливать информацию про задачи вместо реального анализа.

Хотя бы один раз, чтобы составить понимание о своей нагрузке. Повторять можно раз в полгода-год. Обычно команда не сильно меняет профиль своей деятельности, так что частое повторение навряд ли принесет плоды.