Какой договор заключить с сотрудником?
С сотрудником можно заключить трудовой или гражданско-правовой договор (ГПД).
С сотрудником можно заключить трудовой или гражданско-правовой договор (ГПД).
Трудовой договор заключают с сотрудником на постоянную работу. Процесс выглядит так: сотрудник ходит в офис или работает из дома по графику, выполняет поручения и не может нанять субподрядчиков для своих обязанностей. За это два раза в месяц он получает зарплату: сначала аванс, потом все остальное. Как оформить сотрудника по трудовому договору
Гражданско-правовой договор заключают, если компания заказывает определенные работы на конкретный срок или до результата. Например, вы договариваетесь, что автор полгода пишет по статье в неделю и получает оплату за каждую. Как оформить сотрудника по гражданско-правовому договору
Трудовой | Гражданско-правовой | |
---|---|---|
Какой закон регулирует отношения по договору | Трудовой кодекс | Гражданский кодекс |
Гарантии по договору | Сотрудник получает:
| Исполнитель получает:
|
Дисциплина | Сотрудник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка: выполнять работу на своем рабочем месте, не опаздывать и не прогуливать | Исполнитель может сделать работу за два дня или растянуть ее на месяц, работать только по ночам или уехать в Китай. Главное — результат |
Привлечение третьих лиц | Сотрудник выполняет работу только лично | Исполнитель может частично или полностью перепоручить свою работу подрядчикам |
Расходы на работу | Сотрудник получает от работодателя рабочее место, компьютер, интернет и т. д. Если потратит свои деньги на то, чтобы выполнить работу, — получит компенсацию | Исполнитель выполняет работу за свой счет. Если сломался компьютер или обманули подрядчики — сам решает проблему |
Зарплата | Сотрудник гарантированно получает заработную плату два раза в месяц | Исполнитель получает деньги так, как написано в договоре. Если по условиям вознаграждение через год после сдачи проекта — так и будет |
Сроки | Трудовой договор бывает срочным только в некоторых случаях. Например, вы берете сотрудника на время декрета основного сотрудника | Гражданско-правовой договор заключают на определенный срок или до результата |
Кадровый учет | Для сотрудника нужно оформлять трудовую книжку, если она есть, и кадровые документы | С исполнителем по гражданско-правовому договору нужно только подписать договор |
Налоги и взносы | Работодатель платит за сотрудника:
| Работодатель платит за исполнителя:
Работодатель может уплачивать взносы на страхование от производственного травматизма и профзаболеваний, если это прописано в договоре с исполнителем. |
Гражданско-правовой договор кажется проще и выгодней, поэтому некоторые работодатели оформляют так обычных сотрудников.
Мы не советуем так делать. При проверке трудовая инспекция или налоговая может признать такой договор трудовым. Тогда вам доначислят взносы на страхование от производственного травматизма и профзаболеваний, отпускные, компенсации и все прочие выплаты. Кроме того, придется заплатить штрафы. Почему нельзя оформить постоянного сотрудника по гражданско-правовому договору
По гражданско-правовому договору порядок такой:
Для заполнения договора и оплаты налогов понадобятся документы сотрудника (подойдут сканы):
Копии свидетельства ИНН нет в обязательном перечне документов.
Сотрудник не обязан получать ИНН и предоставлять его. ФНС и СФР не вправе отказать в приеме отчетов, если ИП или компания не указывает ИНН сотрудника, потому что сотрудник его не получал. Это подтверждает письмо МНС России от 27.02.2001
По закону нельзя маскировать трудовые отношения гражданско-правовым договором или договором с ИП.
Если трудовая инспекция или налоговая придет с проверкой и обнаружит, что постоянные сотрудники работают по ГПД, могут быть неприятности:
Все это возможно, даже если сотрудник был не против и осознанно подписал договор.
Как инспекция проверит, что с сотрудником на самом деле трудовые отношения:
Мы не советуем заключать договор подряда с ИП, если по факту вы берете сотрудника на постоянную работу. Сейчас налоговая легко разоблачает такие схемы, а в результате опять проблемы: доначисления НДФЛ, взносов, штрафы и пени. Для директора может быть даже уголовная ответственность.
При приеме на работу у сотрудника нужно получить оригиналы документов:
Свидетельства ИНН нет в обязательном перечне, и вы не можете требовать его принести. Если сотрудник не хочет получать ИНН, придется сдавать отчеты более сложным путем. Вы не можете из‑за этого не взять его на работу.
После оформления верните документы сотруднику, а трудовую книжку оставьте у себя. Как оформить сотрудника по трудовому договору
Дополнительно могут понадобиться:
Здесь мы описываем упрощенную систему для микропредприятий — так закон называет ИП и небольшие компании со штатом до 15 человек, выручкой до 120 млн рублей в год и долей госучастия до 25%. О принятии упрощенной схемы для микропредприятий
Микропредприятия перечислены в специальном реестре. Если вы нашли себя в нем, значит, вам подходит упрощенная схема ведения кадров. Реестр малого и среднего бизнеса
Что нужно сделать, чтобы оформить сотрудника по упрощенной схеме:
Соберите документы. Список документов в упрощенном виде выглядит так: паспорт, СНИЛС, военный билет для мужчин и некоторых женщин, трудовая книжка или форма СТД‑Р, если у сотрудника оформлена электронная трудовая книжка. Желателен ИНН, но в обязательном перечне документов его нет. Какие документы сотрудника нужны для оформления по трудовому договору
Составьте договор. Можно составить договор самому или взять шаблон в платных базах. Для клиентов Т‑Бизнеса есть бесплатный конструктор документов, где всегда можно взять актуальную версию. Что нужно указать в трудовом договоре
Заполните типовую форму договора. Она подходит для компаний и ИП, где работает менее 15 человек. Укажите все данные и пропустите пункты, которые к вам не относятся. Например, можно не писать про дистанционную работу, если нанимаете человека в офис. Форма трудового договора для микропредприятий
Издайте приказ. Это типовой документ, который подтверждает прием на работу. Издавать приказ необязательно: его можно заменить трудовым договором. Типовой приказ о приеме на работу
Сделайте запись в трудовой книжке. В записи должно быть полное название компании, подразделения или департамента, номер приказа (при наличии) или номер трудового договора, должность и дата приема на работу.
Если не оформлять сотрудника официально, работодателя могут привлечь к ответственности: административной, налоговой и уголовной.
Административная ответственность. Привлечь к ответственности за неоформленных сотрудников могут саму компанию или ИП и должностных лиц — тех, кто не исполнил свои обязанности по закону и поэтому тоже считается нарушителем. Например, руководителя отдела кадров или главного бухгалтера.
Размер штрафа зависит от того, кого признали ответственным.
Ответственный | Штраф |
---|---|
Должностное лицо | От 10 000 до 20 000 ₽ Дисквалификация на 1—3 года за повторное нарушение |
ИП и компании с годовым доходом до 800 млн рублей и среднесписочной численностью персонала за год до 100 человек | От 5 000 до 10 000 ₽ От 30 000 до 40 000 ₽ за повторное нарушение |
ИП и компании с годовым доходом более 800 млн рублей и среднесписочной численностью персонала в год свыше 100 человек | От 50 000 до 100 000 ₽ От 100 000 до 200 000 ₽ за повторное нарушение |
Налоговая ответственность. По закону за сотрудника, который оформлен в штат, работодатель уплачивает НДФЛ и перечисляет страховые взносы. По этим суммам работодатель отчитывается перед налоговой и Социальным фондом России — СФР.
Если работодатель выдает зарплату неофициально и не платит за сотрудника налоги и взносы, его обяжут уплатить все долги, начислят пени за каждый день просрочки и выпишут штраф — 20% от неуплаченной суммы или 40% за умышленное нарушение.
Уголовная ответственность грозит за неуплату налогов и страховых взносов в крупном и особо крупном размере: если сумма неуплаты за три финансовых года подряд превысит 15 000 000 ₽ для компаний и 2 700 000 ₽ для ИП.
На руководителя и других должностных лиц заведут уголовное дело и назначат одно из наказаний: штраф от 100 000 до 500 000 ₽, арест, принудительные работы, лишение свободы, лишение права занимать определенные должности, например быть директором или главным бухгалтером компании.
Если вы нанимаете сотрудников по трудовому договору, то обязаны платить взносы в СФР на случай травмы на производстве или профессионального заболевания. Как оформить сотрудника по трудовому договору
По закону работодателя ставят на учет в СФР, когда он подает отчет ЕФС-1 за нового сотрудника. Но на практике СФР рекомендует придерживаться старого порядка и подать заявление на регистрацию в качестве работодателя.
Как подать заявление о постановке на учет в СФР:
Дальше подготовьте пакет документов для регистрации.
Через 5 рабочих дней или раньше проверьте регистрацию в выписке из единого госреестра ЮЛ/ИП на сайте ФНС. Еще нужно получить два уведомления почтой или лично в отделении СФР: о размере страховых взносов и о регистрации страхователя в территориальном органе СФР.
Для ИП, зарегистрированных до 2023 года, регистрационный номер в СФР совпадает с регистрационным номером в ПФР. Узнать этот номер можно в выписке из ЕГРИП.
ИП, зарегистрированные в 2023 году и после, получают номер в СФР при регистрации ИП.