Как продлить электронную подпись ИП или юрлица

Что такое электронная подпись

Простыми словами, электронная подпись — это уникальные цифровые данные, которые подтверждают, что действия совершил конкретный человек. Она полностью заменяет в интернете рукописную подпись.

Есть три уровня электронной подписи:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Индивидуальные предприниматели и руководители компаний используют усиленную квалифицированную электронную подпись — сокращенно УКЭП или просто КЭП. Это самый защищенный вид подписи. С помощью КЭП, например, можно:

• подписывать договоры с контрагентами;
• сдавать отчетность онлайн в налоговую и Социальный фонд;
• участвовать в госзакупках и торгах на электронных площадках.

Что значит «продление электронной подписи»

Вся информация о подписи хранится на защищенном USB⁠-⁠носителе — токене. Там находится:

• закрытый ключ — зашифрованные данные, которые формируют электронную подпись;
• сертификат — документ, который связывает подпись с владельцем и подтверждает ее подлинность.

При продлении электронной подписи обновляют только сертификат. Старый отзывают, а новый записывают на имеющийся токен с закрытым ключом. Именно поэтому продление электронной подписи иногда называют перевыпуском.

Каков срок действия сертификата электронной подписи

Сертификат электронной подписи ИП или руководителя компании действует 15 месяцев. Точную дату и время окончания этого срока можно посмотреть в программе для работы с электронными подписями. Например, в «КриптоПро CSP»: вкладка «Сервис» → «Посмотреть сертификаты в контейнере».

Организации, через которые выпускают подписи, обычно заранее присылают уведомления, что КЭП нужно продлить. В Т⁠-⁠Банке напоминают об этом за месяц, две недели и три дня до окончания срока действия сертификата.

При каких условиях возможно продление электронной подписи для ИП и юрлиц

Срок действия сертификата еще не истек. При продлении ЭЦП документы подписывают действующей подписью, поэтому сертификат еще должен действовать.

В Т⁠-⁠Банке помогают подать заявку на перевыпуск ЭЦП, даже если до конца срока действия сертификата остался один день, но на всякий случай желательно заняться этим вопросом примерно за месяц.

Токен не утерян и в рабочем состоянии. Без токена нет доступа к действующей подписи, а значит, не получится подписать документы на ее продление. Закрытый ключ на токене уникальный и нигде не дублируется, восстановить его нельзя. Если токен потерялся или сломался, можно выпустить только новую подпись.

В действующем сертификате указана актуальная информация. Нельзя продлить электронную подпись, если у компании изменились ИНН и ОГРН, например при слиянии двух ООО. В таких случаях тоже можно выпустить только новую подпись.

Если же изменились паспортные данные владельца подписи, адрес регистрации или название компании, продлить подпись можно — но только тогда, когда информацию обновят в базах ФНС и МВД.

Где перевыпустить действующий сертификат ЭЦП

В личном кабинете на сайте ФНС. Юрлица перевыпускают сертификат в разделе «Заявления. Запросы». ИП — в разделе «Услуги. Сервисы». Входить в личный кабинет налогоплательщика нужно с помощью КЭП, которую собираетесь продлить.

В налоговой инспекции. Если перевыпуск ЭЦП через кабинет налогоплательщика не подходит, например, потому, что изменились паспортные данные, можно приехать с токеном и документами в налоговую. Список инспекций, которые выдают КЭП, опубликован на сайте ФНС.

Через доверенное лицо удостоверяющего центра ФНС, например Т⁠-⁠Банк. С помощью Т⁠-⁠Банка можно дистанционно перевыпустить сертификат КЭП, даже если вы получали подпись через другое доверенное лицо или в отделении налоговой.

Если у вас есть расчетный счет в Т⁠-⁠Банке, вы можете самостоятельно создать запрос на перевыпуск сертификата КЭП. Зайдите в личный кабинет Т⁠-⁠Бизнеса → раздел «Все сервисы» → «Выпуск подписи» и дальше следуйте подсказкам системы.

Если расчетного счета в Т⁠-⁠Банке нет, зайти в личный кабинет Т⁠-⁠Бизнеса тоже можно. Оставьте заявку, и доступ автоматически откроется. Дальше сможете создать запрос на перевыпуск сертификата, как описано выше.