Машиночитаемая доверенность: что это, как оформить и использовать в 2024 году
С сентября 2024 компании и ИП, которые подают документы онлайн через представителей, должны использовать машиночитаемые доверенности. Чтобы оформить МЧД, нужна электронная подпись юрлица или ИП. Разбираемся, как выдать МЧД и получить электронную подпись для этого в Т‑Банке
Главное о машиночитаемой доверенности
МЧД нужна, чтобы сотрудники и внештатные специалисты могли представлять компанию или ИП на электронных площадках.
Машиночитаемую доверенность можно оформить и хранить в государственных и коммерческих сервисах. Для большинства случаев подойдет бесплатное хранилище ФНС.
Чтобы пользоваться МЧД, потребуются две электронные подписи, или КЭП. При оформлении доверенности КЭП нужна тому, кто выдает доверенность. При электронном взаимодействии с госорганом или контрагентом электронная подпись понадобится представителю.
В Т‑Банке можно оформить КЭП для юрлица и ИП. Это такая же подпись, как и та, которую выпускает ФНС. Услуга доступна для всех — быть клиентом банка не обязательно. Если возникнут вопросы, круглосуточно ответим на них на всех этапах выпуска подписи.
Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — это структурированный электронный документ в формате XML. Она нужна, чтобы представлять компанию или ИП на электронных площадках. Сотрудник или внештатный специалист с МЧД сможет от лица доверителя подписывать электронные документы, взаимодействовать с госорганами и финансовыми организациями онлайн.
В Т‑Банке тоже есть МЧД. Ее могут оформить клиенты бухгалтерского обслуживания. Предприниматель выдает МЧД, и бухгалтер получает право подписывать декларации и уведомления для ФНС.
В этой статье мы рассказываем о других машиночитаемых доверенностях — тех, что ИП и компании выдают своим сотрудникам и внештатным представителям.
Об МЧД для клиентов бухгалтерского обслуживания читайте в Т‑Помощи.
Правовой статус у электронной доверенности такой же, как и у обычной бумажной. Но, в отличие от скана бумажного документа, программы могут быстро распознать суть МЧД. Отсюда и ее название — машиночитаемая.
Так выглядит файл с МЧД, если открыть его в текстовом редакторе. Предполагается, что человек не будет работать с таким документомПримерно так выглядят МЧД в системах, где их оформляют и хранят. Это скриншот доверенности перед регистрацией в хранилище Федеральной налоговой службы
Зачем нужна машиночитаемая доверенность
МЧД позволяет сделать работу с электронными документами и площадками удобнее и безопаснее.
До перехода на МЧД в электронном документообороте использовали сертификаты электронной подписи сотрудника. В отличие от доверенностей, в таких документах не было полномочий, поэтому нельзя было понять, что представитель может делать от лица компании или ИП.
Был и другой вариант. Некоторые ИП и компании выдавали сотрудникам дубликаты своих электронных подписей, или КЭП. То есть, по сути, давали работнику равные с директором полномочия. Это рискованно.
После перехода на МЧД сотрудник получает квалифицированную электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность от компании или ИП. Дальше сотрудник подписывает документы своей КЭП и прикладывает к ним МЧД.
В машиночитаемой доверенности указаны полномочия. Например, сотруднику можно разрешить:
отправлять отчетность онлайн в налоговую, Социальный фонд России, Росстат, другие госорганы и организации;
работать в госсистемах, таких как «Честный знак», ФГИС «Меркурий» и ЕГАИС;
участвовать в торгах и тендерах, делать закупки на электронных площадках;
подписывать документы в системе электронного документооборота.
Если доверенность хранится в публичном сервисе, контрагент может проверить ее.
Как переход на МЧД повлиял на электронную подпись
Переход на МЧД повлиял только на сертификаты электронной подписи сотрудника. То есть такие, где есть информация о работодателе. Эти сертификаты нельзя использовать с 1 сентября 2024.
Если в сертификате электронной подписи нет данных о работодателе, переход на МЧД не влияет на такую подпись. Ее можно использовать вместе с МЧД.
Как выбрать формат МЧД
Формат — это структура файла с доверенностью. Самые популярные:
003 — универсальный, подходит для работы с контрагентами и госорганами;
002 — подходит только для взаимодействия между коммерческими организациями и ИП;
5.01 и 5.02 — для работы с налоговой. Формат 5.01 действует до 28 февраля 2025 года, после этого останется только формат 5.02.
Другие госорганы и сервисы могут использовать формат 003 или утвердить свою форму. Например, Банк России использует универсальный формат, а Социальный фонд — свой собственный.
Как работает МЧД — основные принципы
Кто и кому выдает доверенности. В организации МЧД выдает ее руководитель, ИП оформляет доверенность от своего имени.
Выдать электронную доверенность можно человеку или юридическому лицу. Чаще всего доверенности оформляют на физлиц. Это может быть и штатный сотрудник, и внештатный специалист, например бухгалтер или юрист на аутсорсе.
Где оформить и хранить машиночитаемые доверенности. Вручную заполнить МЧД сложно, даже по шаблону. Поэтому ее оформляют в специальных сервисах — коммерческих или государственных.
Для большинства случаев подойдет Единое блокчейн-хранилище МЧД Федеральной налоговой службы. В нем можно оформить доверенность в форматах 002, 003, 5.01 — то есть для взаимодействия с госорганами, коммерческими компаниями и с самой налоговой. Скорее всего, скоро в нем появится и формат 5.02, потому что 5.01 перестанет действовать в марте 2025.
Если у госоргана особенный формат МЧД, не 003, выдать доверенность через хранилище ФНС не получится. Это можно сделать на сайте конкретного госоргана или через его программу. Например, в случае с Социальным фондом нужна специальная программа. Другой вариант — поискать коммерческий сервис, который работает с нужным вам форматом.
Что должно быть в МЧД. Суть доверенности зависит от формата. В универсальной МЧД формата 003 указывают:
информацию о доверителе — ИП или юрлице;
данные поверенного — специалиста или компании, которые будут делать что‑то от имени доверителя;
дату выдачи доверенности;
срок действия доверенности — если его нет, доверенность считается выданной на год, как и любая другая;
полномочия представителя;
коды полномочий из классификатора — не обязательное условие;
систему, в которой хранится доверенность;
номер доверенности;
возможность передоверия.
Как указать полномочия в МЧД. Полномочия можно написать в свободной форме или указать коды из справочника‑классификатора, который встроен в сервисы для оформления МЧД.
В блокчейн-хранилище ФНС есть свой дополнительный классификатор полномочий
Как отправлять доверенности. Файл МЧД отправляют вместе с подписанными по этой доверенности документами. Если доверенность хранится в блокчейн-хранилище ФНС или в другой внешней системе, можно договориться с контрагентами и передавать только информацию об МЧД: номер, ИНН доверителя и представителя.
Как оформить машиночитаемую доверенность — пошаговая инструкция
Шаг 1. Получите электронную подпись для руководителя компании или ИП. Она понадобится, чтобы подписать МЧД. Индивидуальные предприниматели оформляют КЭП на свое имя, организации — на имя руководителя.
Получить КЭП онлайн можно через Т‑Банк. Это такая же подпись, как и та, что выпускает налоговая. С 2022 года у банка есть статус доверенного лица удостоверяющего центра ФНС.
Шаг 2. Получите КЭП для сотрудника. Это можно сделать в аккредитованном удостоверяющем центре или через оператора ЭДО. Сотрудник сможет использовать свою КЭП и для работы с МЧД, и для личных дел. Например, когда обращается в госструктуры или банки.
Шаг 3. Выберите, где будете хранить доверенность. Для большинства случаев подойдет блокчейн-хранилище ФНС. Если у вас специфичные доверенности или много сотрудников, возможно, лучше использовать платный сервис.
Шаг 4. Оформите МЧД. Когда определитесь с сервисом, выдайте доверенность через него. В конце потребуется электронная подпись ИП или юрлица. КЭП сотрудника при выдаче доверенности не нужна.
Как передоверить выдачу МЧД
Руководитель компании или индивидуальный предприниматель может передоверить право выдавать МЧД. Для этого нужно оформить машиночитаемую доверенность с правом передоверия. Поверенным по такой МЧД может быть физлицо, ИП или юрлицо — дочерняя или сторонняя компания.
При передоверии МЧД действуют такие же правила, как и для обычных доверенностей, никаких особенностей нет.
Одну доверенность с правом передоверия можно оформить на нескольких сотрудников. А одному сотруднику можно выдать несколько доверенностей под разные задачи. Ограничений на количество МЧД нет.
Как отозвать МЧД
Для этого ИП или руководителю компании нужно сформировать распоряжение на отмену МЧД в той системе, в которой создавали доверенность, и подписать его своей КЭП. Далее система передаст информацию в распределительный реестр ФНС, и через день доверенность перестанет быть действительна.
Сотрудник тоже может отказаться от доверенности. Действия для отзыва те же.
Как получить электронную подпись в Т‑Банке — для выдачи МЧД
Выпустить электронную подпись может любой ИП или руководитель компании. Быть клиентом банка не обязательно. КЭП подойдет для выдачи машиночитаемой доверенности, работы с госорганами и контрагентами — это универсальная электронная подпись ИП или руководителя юрлица.
Если у вас есть расчетный счет в Т‑Бизнесе. Чтобы получить новую КЭП или продлить действующую, войдите в личный кабинет и создайте заявку на выпуск подписи. Подробная инструкция в Т‑Помощи:
Если у вас нет расчетного счета в Т‑Бизнесе,запросите доступ к личному кабинету. Доступ появится сразу же. В личном кабинете нужно будет создать заявку на выпуск подписи по той же инструкции из Т‑Помощи:
После того как вы заполните данные для получения КЭП, с вами свяжется менеджер. Ему можно будет задать любые вопросы о выпуске электронной подписи. Тогда же вы сможете выбрать дату и время встречи, на которой заберете подпись.
Если после выпуска подписи потребуется помощь, объясним, как настроить компьютер и использовать КЭП. Также на все время действия подписи с вами будет круглосуточная поддержка, которая оперативно ответит на любые вопросы о работе с электронной подписью.
