Как создать и отправить закрывающие документы

Зачем нужны закрывающие документы и какие они бывают?

Закрывающие документы обязательны для всех и доказывают, что сделка завершена. Они нужны для бухгалтерской и налоговой отчетности и в спорных ситуациях, например если захотите подать в суд на недобросовестных контрагентов.

Закрывающие документы нужно хранить в бумажном виде минимум 5 лет.

Список закрывающих документов в зависимости от вида сделки
СделкаКакие закрывающие документы нужны
Оказание услуг
  • Акт об оказании услуг;
  • счет‑фактура, если продавец — плательщик НДС;
  • транспортная накладная, если нанимаете перевозчика;
  • УПД — вместо акта и счета-фактуры
Выполнение работ
  • Акт выполненных работ;
  • счет‑фактура, если продавец — плательщик НДС;
  • УПД — вместо акта и счета-фактуры
Поставка товаров
  • Товарная накладная;
  • товарно-транспортная накладная, если перевозите алкоголь или нанимаете для этого перевозчика;
  • счет‑фактура, если продавец — плательщик НДС;
  • УПД — вместо акта и счета-фактуры

Вы можете создать закрывающие документы в мобильном приложении Т‑Бизнеса и личном кабинете на сайте tbank.ru. Выберите нужный документ и перейдите по ссылке, чтобы посмотреть инструкцию:

Посмотрите видео о закрывающих документах и научитесь создавать их через Т⁠-⁠Бизнес.

Зачем нужен акт выполненных работ и как его сделать?

Акт выполненных работ подтверждает, что сделка завершена и у контрагента нет претензий к исполнителю. На основе акта сделка отражается в налоговом и бухгалтерском учете. Когда вы выставляете акт контрагенту, он может письменно отказаться от подписания и указать на недостатки. Если контрагент подписал акт — это гарантия для вас, что он не откажется от факта получения товаров или услуг.

Создать акт можно с нуля или по уже выставленному счету — в мобильном приложении или личном кабинете Т‑Бизнеса.

Создать акт с нуля в мобильном приложении. Перейдите на вкладку «Сервисы» → «Документы» → «Закрывающие документы» → «Создать» → «Акт выполненных работ». Вы попадете в форму, ее нужно заполнить и отправить контрагенту.

Как заполнить форму акта и отправить контрагенту

Шаг 1. Заполните поле «Акт выполненных работ»

  • «Номер»: это поле заполняется автоматически, но если нужно, можно задать документу свой номер.
  • «Дата»: заполните в формате дд.мм.гггг — например, 01.06.2023.
  • «Комментарий перед таблицей» — необязательное поле: сюда можно вписать подробности для контрагента, например детали оплаты или условия договора.
  • «Комментарий после таблицы»: поле заполняется автоматически и подтверждает, что между сторонами нет претензий, при необходимости его можно отредактировать.
  • «Вид операции» — необязательное поле: заполните его, если ведете автоматизированный учет.

Шаг 2. Заполните поле «Продавец»

На этом шаге ваши реквизиты заполняются автоматически.

Шаг 3. Заполните поле «Покупатель»

  • Если ваш контрагент — физлицо, достаточно указать ФИО.
  • Если юрлицо или ИП, начните вводить наименование или цифры ИНН или цифры КПП и выберите компанию из списка, остальные реквизиты подтянутся автоматически.
  • Если контрагента нет в списке, заполните поля самостоятельно.

Шаг 4. Заполните поле «Товары и услуги»

  • Выберите товар или услугу из выпадающего списка, укажите количество, единицы измерения и НДС, нажмите «Готово».
  • Если нужной позиции в списке нет, нажмите «Новый товар или услуга», внесите данные и нажмите «Создать».

Шаг 5. Заполните поле «Предпросмотр»

Если нужно, подпишите акт, добавив логотипы печати и подписи или добавив подписанта. Вот как это сделать

Нажмите «Создать акт».

Готово, акт создан. Нажмите «Отправить» и выберите способ отправки копии контрагенту — по e‑mail или ссылкой в СМС.

Создать акт с нуля в личном кабинете на сайте tbank.ru. Выберите «Счета и платежи» → «Выставление счета» → «Создать» → «Акт выполненных работ». Вы попадете в форму, которую нужно заполнить и отправить контрагенту.

Как заполнить форму акта и отправить контрагенту

Шаг 1. Заполните поле «Документ»

  • «Номер»: это поле заполняется автоматически, но если нужно, можно задать документу свой номер.
  • «Дата формирования»: заполняется автоматически, но если нужно, впишите свою в формате дд.мм.гггг — например, 01.06.2023.
  • «Продавец»: это поле заполняется автоматически.
  • «Покупатель»: данные для этого поля зависят от того, кто ваш контрагент. Если работаете с физлицом, достаточно указать ФИО. Если с юрлицом или ИП, наведите курсор в пустую строку, откроется список, выберите нужную компанию. Если контрагента нет в списке, нажмите «Заполнить реквизиты вручную» и заполните поля самостоятельно.

Шаг 2. Заполните поле «Товары и услуги»

  • Наведите курсор в пустое поле таблицы, в выпадающем списке выберите нужный товар или услугу и нажмите «Дальше».
  • Если нужной позиции в списке нет, нажмите «Добавить товар или услугу», заполните характеристики товара в таблице и нажмите «Дальше».
Если добавляете новый товар и единицу измерения для него, сотрите значение в поле «Ед. изм.» и выберите нужное

Шаг «Дополнительно»

  • Если нужно, подпишите акт, добавив логотипы печати и подписи или добавив подписанта. Вот как это сделать
  • Нажмите «Сформировать» и выберите способ отправки накладной контрагенту — по e‑mail или ссылкой в СМС.

Создать акт по выставленному счету в мобильном приложении. Для этого:

  1. Перейдите на вкладку «Платежи» → «Счета на оплату» → «Исходящие».

  2. Выберите нужный счет в разделе «Ожидают» или «Оплачено» и нажмите на него.
  3. Перейдите на вкладку «Платежи» → «Счета на оплату» → «Исходящие». Выберите нужный счет в разделе «Ожидают» или «Оплачено» и нажмите на него. В открывшемся окне: «Создать» → «Акт выполненных работ». Данные о продавце и покупателе заполнятся автоматически.
  4. Нажмите «Дальше» и выберите способ отправки акта контрагенту — по e‑mail или ссылкой в СМС. Отправленный акт сохранится у вас в разделе «Закрывающие документы».

Создать акт по выставленному счету в личном кабинете на сайте tbank.ru. Для этого:

  1. Найдите нужный счет в разделе «Оплаченные» или «Неоплаченные», наведите на него курсор, нажмите иконку с тремя точками → «Создать акт». Данные о продавце и покупателе заполнятся автоматически. Затем нажмите «Дальше».
  2. На вкладке «Товары и услуги» увидите список товаров, отредактируйте его при необходимости. Для этого нажимайте на поля таблицы, которые нужно изменить. Нажмите «Дальше».
  3. Выберите способ отправки акта контрагенту — по e‑mail или ссылкой в СМС. Отправленный акт сохранится у вас в разделе «Закрывающие документы».

Зачем нужна товарная накладная и как ее сделать?

Товарная накладная подтверждает поставку товаров, материалов и основных средств, если ваш покупатель — ИП или компания. Накладную оформляют в двух экземплярах:

  • для поставщика, чтобы подтвердить отгрузку;
  • для покупателя, чтобы подтвердить приемку.

Заранее посмотрите номер и дату договора поставки или номер и дату счета. Они понадобятся, когда будете создавать накладную.

Создать накладную можно в мобильном приложении и личном кабинете Т‑Бизнеса:

Зачем нужен счет‑фактура и как его сделать?

Счет‑фактура подтверждает факт оплаты товаров и услуг для вычета НДС у покупателя. Как вычесть НДС

Создать счет‑фактуру можно с нуля или на основе закрывающих документов — в мобильном приложении или личном кабинете Т‑Бизнеса.

Как создать счет-фактуру с нуля

Создать счет‑фактуру с нуля в мобильном приложении. Откройте «Сервисы» → «Документы» → «Закрывающие документы» → «Счета-фактуры» → «Создать» → «Счет фактуру». Вы попадете в форму, которую нужно заполнить и отправить контрагенту.

Как заполнить форму и отправить контрагенту

Шаг 1. Заполните поле «Счет‑фактура»

  • «Номер»: поле заполняется автоматически, но при необходимости вы можете ввести собственный номер.
  • «Дата»: в поле автоматически проставляется сегодняшняя дата, но если вам нужна другая, вы можете вписать ее в формате дд.мм.гггг — например, 01.06.2023.
  • «Номер исправления»: необязательное поле, заполните, если вы вносили изменения в счет‑фактуру.
  • «Номер госконтракта»: укажите его, если продаете товары или услуги по госконтракту.
  • «Номер платежно-расчетного документа»: укажите номер входящего платежного поручения, если получали авансовые или другие платежи за предстоящие поставки товаров или оказания услуг.

Чтобы найти входящее платежное поручение в мобильном приложении:

  1. Выберите нужный счет → «Все операции» → «Входящие».
  2. Нажмите на нужный платеж → «Платежка». Откроется PDF‑файл с номером и датой платежного поручения.

Шаг 2. Заполните поле «Продавец»

Все данные заполнятся автоматически.

Шаг 3. Заполните поле «Покупатель»

Введите реквизиты контрагента: начните вводить название юрлица или номер ИНН или КПП и выберите нужный вариант из списка. Если контрагента в списке нет, введите его данные вручную.

Шаг 4. Заполните поле «Дополнительно»

Данные о вас подтянутся автоматически, а чтобы заполнить данные о грузополучателе, начните вводить название юрлица или номер ИНН или КПП и выберите нужный вариант из списка. Если контрагента в списке нет, введите его данные вручную.

Шаг 5. Заполните поле «Товары и услуги»

Выберите нужную позицию из списка или найдите ее в строке поиска. Если позиция новая, нажмите «Новый товар или услуга», заполните данные и нажмите «Создать» → «Дальше».

Шаг 6. Заполните поле «Документы об отгрузке»

Нажмите «Добавить» и впишите данные документа, на основании которого создаете счет‑фактуру. Например, данные акта выполненных работ или товарной накладной. Затем нажмите «Добавить» и добавьте нужные товары, после этого нажмите «Сохранить» → «Готово».

На финальном шаге отправьте заполненный счет‑фактуру: в нижнем левом углу экрана нажмите иконку со стрелочкой и выберите способ отправки — по e‑mail или ссылкой в СМС.

Создать счет‑фактуру с нуля в личном кабинете на сайте tbank.ru. Откройте «Счета и платежи» → «Выставление счета» → «Создать» → «Счет‑фактуру». Вы попадете в форму, которую нужно заполнить и отправить контрагенту.

Заранее зафиксируйте номер и дату договора поставки или номер и дату счета. Эти данные понадобится ввести в процессе создания накладной.

Как заполнить форму и отправить контрагенту

Шаг 1. Заполните поле «Документ»

  • «Номер»: поле заполняется автоматически, но при необходимости вы можете ввести собственный номер.
  • «Дата»: в поле автоматически проставляется сегодняшняя дата, но если вам нужна другая, вы можете вписать ее в формате дд.мм.гггг — например, 01.06.2023.
  • «Номер платежно-расчетного документа» и «Дата формирования»: укажите данные входящего платежного поручения, если получали авансовые или другие платежи за предстоящие поставки товаров или оказания услуг.

Чтобы найти входящее платежное поручение в личном кабинете, перейдите в «Счета и платежи» → «Входящие». Выберите нужный платеж и нажмите на него, затем нажмите «Платежка». Откроется PDF‑файл с номером и датой платежного поручения.

  • «Внести исправления»: необязательное поле, заполните, если вы вносили изменения в счет‑фактуру.
  • «Добавить номер госконтракта»: укажите номер, если продаете товары или услуги по госконтракту.

Шаг 2. Заполните поле «Реквизиты сторон»

Данные о продавце или грузоотправителе заполнятся автоматически. Чтобы заполнить данные о покупателе или грузополучателе, начните вводить название юрлица или номер ИНН или КПП и выберите нужный вариант из списка. Если контрагента в списке нет, введите его данные вручную.

Шаг 3. Заполните поле «Товары и услуги»

Выберите нужную позицию из списка или найдите ее в строке поиска. Если позиция новая, нажмите «Новый товар или услуга», заполните данные и нажмите «Создать» → «Дальше».

Шаг 4. Заполните поле «Документы об отгрузке»

Нажмите «Добавить» и впишите данные документа, на основании которого создаете счет‑фактуру, — например, данные акта выполненных работ или товарной накладной. Затем выберите товары, которые относятся к этому документу, нажмите «Сохранить» → «Сформировать» → «Готово» и выберите способ отправки контрагенту — по e‑mail или ссылкой в СМС.

Готово, счет‑фактура создан и отправлен. У вас он сохранится в разделе «Закрывающие документы».

Как создать счет-фактуру на основе закрывающих документов

Создать счет‑фактуру на основе закрывающих документов в мобильном приложении. Подготовьте заранее номер акта или накладной и дату их создания. Эти данные понадобятся в процессе. Откройте «Платежи» → «Счета на оплату» → «Исходящие». Выберите нужный счет в разделе «Ожидают» или «Оплачены», нажмите на иконку с тремя точками → «Счет‑фактура». Вы попадете в форму, которую нужно заполнить и отправить контрагенту.

Как заполнить форму и отправить контрагенту

Шаг 1. Заполните поле «Счет‑фактура»

  • «Номер»: поле заполняется автоматически, но при необходимости вы можете ввести собственный номер.
  • «Дата»: в поле автоматически проставляется сегодняшняя дата, но если вам нужна другая, вы можете вписать ее в формате дд.мм.гггг — например, 01.06.2023.
  • «Номер исправления»: необязательное поле, заполните, если вы вносили изменения в счет‑фактуру.
  • «Номер госконтракта»: укажите его, если продаете товары или услуги по госконтракту.
  • «Номер платежно-расчетного документа»: укажите номер входящего платежного поручения, если получали авансовые или другие платежи за предстоящие поставки товаров или оказания услуг.

Чтобы найти входящее платежное поручение в мобильном приложении:

  1. Выберите нужный счет → «Все операции» → «Входящие».
  2. Нажмите на нужный платеж → «Платежка». Откроется PDF‑файл с номером и датой платежного поручения.

Шаг 2. Заполните поля «Продавец», «Покупатель», «Дополнительно», «Товары и услуги»

В эти поля данные вносятся автоматически — вписывать ничего не надо.

Шаг 3. Заполните поле «Документы об отгрузке»

Нажмите «Добавить» и впишите данные документа, на основании которого создаете счет‑фактуру, — например, данные акта выполненных работ или товарной накладной. Затем нажмите «Добавить» и добавьте нужные товары → «Сохранить» → «Готово».

Шаг 4. Отправьте заполненный счет‑фактуру

В нижнем левом углу экрана нажмите иконку со стрелочкой и выберите способ отправки — по e‑mail или ссылкой в СМС.

Готово, счет‑фактура создан и отправлен.

Создать счет‑фактуру на основе закрывающих документов в личном кабинете на сайте tbank.ru. Подготовьте заранее номер акта или накладной и дату их создания. Эти данные понадобятся в процессе. Откройте «Счета на оплату» → «Выставление счета» → «Закрывающие документы». Откройте нужный акт → «Создать из акта» → «Создать счет‑фактуру». Вы попадете в форму, которую нужно заполнить и отправить контрагенту.

Как заполнить форму и отправить контрагенту

Шаг 1. Заполните поле «Документ»

  • «Номер»: поле заполняется автоматически, но при необходимости вы можете ввести собственный номер.
  • «Дата»: в поле автоматически проставляется сегодняшняя дата, но если вам нужна другая, вы можете вписать ее в формате дд.мм.гггг — например, 01.06.2023.
  • «Номер платежно-расчетного документа» и «Дата формирования»: укажите данные входящего платежного поручения, если получали авансовые или другие платежи за предстоящие поставки товаров или оказания услуг.

Чтобы найти входящее платежное поручение в личном кабинете, перейдите в «Счета и платежи» → «Входящие». Выберите нужный платеж и нажмите на него, затем нажмите «Платежка». Откроется PDF‑файл с номером и датой платежного поручения.

  • «Внести исправления»: необязательное поле, заполните, если вы вносили изменения в счет‑фактуру: впишите порядковый номер и дату исправления.
  • «Добавить номер госконтракта»: укажите номер, если продаете товары или услуги по госконтракту.

Шаг 2. Заполните поле «Реквизиты сторон»

Данные о продавце или грузоотправителе заполнятся автоматически. Чтобы заполнить данные о покупателе или грузополучателе, начните вводить название юрлица или номер ИНН или КПП и выберите нужный вариант из списка. Если контрагента в списке нет, введите его данные вручную.

Шаг 3. Заполните поле «Товары и услуги»

Выберите нужную позицию из списка или найдите ее в строке поиска. Если позиция новая, нажмите «Новый товар или услуга», заполните данные и нажмите «Создать» → «Дальше».

Шаг 4. Заполните поле «Документы об отгрузке»

Нажмите «Добавить» и впишите данные документа, на основании которого создаете счет‑фактуру — например, данные акта выполненных работ или товарной накладной. Затем выберите товары, которые относятся к этому документу, и нажмите «Сохранить» → «Сформировать».

Отправьте счет‑фактуру партнеру по почте или в СМС.

Как создать УПД и отправить его контрагенту?

Это можно сделать в личном кабинете Т‑Бизнеса. Для этого:

  1. Откройте «Все сервисы» → «Выставление счетов» → «Создать» → «УПД». Открыть раздел «УПД»
  2. Заполните форму с деталями об УПД:

    • Поле «Основание» необязательное, можете оставить его пустым. Если хотите внести данные, укажите название, номер и дату договора, доверенности или поручения, на основании которого проходит сделка.
    • В поле «Данные о транспортировке и грузе» перечислите названия, номера и даты транспортной накладной, путевого листа, поручений экспедиторам, складских расписок. А также укажите массу груза в нетто и брутто и название организации, которая несет транспортные расходы.
  3. Заполните форму с реквизитами сторон.
  4. Заполните форму с данными о продавце.
  5. Выберите «Добавить грузополучателя и грузоотправителя», если вы или контрагент будете доставлять товары.
  6. Заполните форму с данными о покупателе.
  7. Выберите товары и услуги. Если у вас нет сохраненных товаров или услуг, нажмите «Добавить товар или услугу» и заполните форму. Как добавить новый товар в каталог
  8. Нажмите «Создать».

Готово! Вы создали УПД и можете отправить его контрагенту. Для этого нажмите «Скачать PDF», сохраните УПД и отправьте удобным способом.

Когда нельзя использовать УПД?

Есть четыре ситуации.

При получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В таком случае выставите счет‑фактуру.

Если договорились с контрагентами, что используете товарную накладную или собственный бланк, и закрепили это в договоре. В таком случае оформите поставку документами, которые указаны в договоре.

При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если вы уже выдали товарную накладную, исправления нужно вносить в нее.

При оформлении дубликатов или корректировочных документов другой формы. Вы можете оформить дубликат утерянного документа или внести корректировки в существующий. Это можно сделать в той же форме, что и первоначальный документ.

Что делать, если случайно удалил закрывающий документ?

Удаленный документ попадает в архив, из которого его можно восстановить.

Независимо от того, где вы удалили документ, — в мобильном приложении или личном кабинете Т‑Бизнеса, восстановить его можно только в личном кабинете:

  1. Найдите нужный документ, наведите на него курсор или нажмите на него, затем нажмите «Восстановить».

Восстановленный документ появится в папке «Закрывающие документы» в разделе «Выставление счета».

Оформить РКО для бизнеса за три шага