Зачем нужны закрывающие документы и какие они бывают?
Закрывающие документы обязательны для всех и доказывают, что сделка завершена. Они нужны для бухгалтерской и налоговой отчетности и в спорных ситуациях, например если захотите подать в суд на недобросовестных контрагентов.
Закрывающие документы нужно хранить в бумажном виде минимум 5 лет.
Список закрывающих документов в зависимости от вида сделки
Сделка
Какие закрывающие документы нужны
Оказание услуг
Акт об оказании услуг;
счет‑фактура, если продавец — плательщик НДС;
транспортная накладная, если нанимаете перевозчика;
УПД — вместо акта и счета-фактуры
Выполнение работ
Акт выполненных работ;
счет‑фактура, если продавец — плательщик НДС;
УПД — вместо акта и счета-фактуры
Поставка товаров
Товарная накладная;
товарно-транспортная накладная, если перевозите алкоголь или нанимаете для этого перевозчика;
счет‑фактура, если продавец — плательщик НДС;
УПД — вместо акта и счета-фактуры
Вы можете создать закрывающие документы в мобильном приложении Т‑Бизнеса и личном кабинете на сайте tbank.ru. Выберите нужный документ и перейдите по ссылке, чтобы посмотреть инструкцию:
Посмотрите видео о закрывающих документах и научитесь создавать их через Т-Бизнес.
Зачем нужен акт выполненных работ и как его сделать?
Акт выполненных работ подтверждает, что сделка завершена и у контрагента нет претензий к исполнителю. На основе акта сделка отражается в налоговом и бухгалтерском учете. Когда вы выставляете акт контрагенту, он может письменно отказаться от подписания и указать на недостатки. Если контрагент подписал акт — это гарантия для вас, что он не откажется от факта получения товаров или услуг.
Создать акт можно с нуля или по уже выставленному счету — в мобильном приложении или личном кабинете Т‑Бизнеса.
Создать акт с нуля в мобильном приложении. Перейдите на вкладку «Сервисы» → «Документы» → «Закрывающие документы» → «Создать» → «Акт выполненных работ». Вы попадете в форму, ее нужно заполнить и отправить контрагенту.
Как заполнить форму акта и отправить контрагенту
Шаг 1. Заполните поле «Акт выполненных работ»
«Номер»: это поле заполняется автоматически, но если нужно, можно задать документу свой номер.
«Дата»: заполните в формате дд.мм.гггг — например, 01.06.2023.
«Комментарий перед таблицей» — необязательное поле: сюда можно вписать подробности для контрагента, например детали оплаты или условия договора.
«Комментарий после таблицы»: поле заполняется автоматически и подтверждает, что между сторонами нет претензий, при необходимости его можно отредактировать.
«Вид операции» — необязательное поле: заполните его, если ведете автоматизированный учет.
Шаг 2. Заполните поле «Продавец»
На этом шаге ваши реквизиты заполняются автоматически.
Шаг 3. Заполните поле «Покупатель»
Если ваш контрагент — физлицо, достаточно указать ФИО.
Если юрлицо или ИП, начните вводить наименование или цифры ИНН или цифры КПП и выберите компанию из списка, остальные реквизиты подтянутся автоматически.
Если контрагента нет в списке, заполните поля самостоятельно.
Шаг 4. Заполните поле «Товары и услуги»
Выберите товар или услугу из выпадающего списка, укажите количество, единицы измерения и НДС, нажмите «Готово».
Если нужной позиции в списке нет, нажмите «Новый товар или услуга», внесите данные и нажмите «Создать».
Шаг 5. Заполните поле «Предпросмотр»
Если нужно, подпишите акт, добавив логотипы печати и подписи или добавив подписанта. Вот как это сделать
Нажмите «Создать акт».
Готово, акт создан. Нажмите «Отправить» и выберите способ отправки копии контрагенту — по эл. почте или ссылкой в СМС.
«Номер»: это поле заполняется автоматически, но если нужно, можно задать документу свой номер.
«Дата формирования»: заполняется автоматически, но если нужно, впишите свою в формате дд.мм.гггг — например, 01.06.2023.
«Продавец»: это поле заполняется автоматически.
«Покупатель»: данные для этого поля зависят от того, кто ваш контрагент. Если работаете с физлицом, достаточно указать ФИО. Если с юрлицом или ИП, наведите курсор в пустую строку, откроется список, выберите нужную компанию. Если контрагента нет в списке, нажмите «Заполнить реквизиты вручную» и заполните поля самостоятельно.
Шаг 2. Заполните поле «Товары и услуги»
Наведите курсор в пустое поле таблицы, в выпадающем списке выберите нужный товар или услугу и нажмите «Дальше».
Если нужной позиции в списке нет, нажмите «Добавить товар или услугу», заполните характеристики товара в таблице и нажмите «Дальше».
Если добавляете новый товар и единицу измерения для него, сотрите значение в поле «Ед. изм.» и выберите нужное
Шаг «Дополнительно»
Если нужно, подпишите акт, добавив логотипы печати и подписи или добавив подписанта. Вот как это сделать
Нажмите «Сформировать» и выберите способ отправки накладной контрагенту — по эл. почте или ссылкой в СМС.
Создать акт по выставленному счету в мобильном приложении. Для этого:
Перейдите на вкладку «Платежи» → «Счета на оплату» → «Исходящие».
Выберите нужный счет в разделе «Ожидают» или «Оплачено» и нажмите на него.
Перейдите на вкладку «Платежи» → «Счета на оплату» → «Исходящие».
Выберите нужный счет в разделе «Ожидают» или «Оплачено» и нажмите на него.
В открывшемся окне: «Создать» → «Акт выполненных работ». Данные о продавце и покупателе заполнятся автоматически.
Нажмите «Дальше» и выберите способ отправки акта контрагенту — по эл. почте или ссылкой в СМС. Отправленный акт сохранится у вас в разделе «Закрывающие документы».
Создать акт по выставленному счету в личном кабинете на сайте tbank.ru. Для этого:
Найдите нужный счет в разделе «Оплаченные» или «Неоплаченные», наведите на него курсор, нажмите иконку с тремя точками → «Создать акт». Данные о продавце и покупателе заполнятся автоматически. Затем нажмите «Дальше».
На вкладке «Товары и услуги» увидите список товаров, отредактируйте его при необходимости. Для этого нажимайте на поля таблицы, которые нужно изменить. Нажмите «Дальше».
Выберите способ отправки акта контрагенту — по эл. почте или ссылкой в СМС. Отправленный акт сохранится у вас в разделе «Закрывающие документы».
Зачем нужна товарная накладная и как ее сделать?
Товарная накладная подтверждает поставку товаров, материалов и основных средств, если ваш покупатель — ИП или компания. Накладную оформляют в двух экземплярах:
для поставщика, чтобы подтвердить отгрузку;
для покупателя, чтобы подтвердить приемку.
Заранее посмотрите номер и дату договора поставки или номер и дату счета. Они понадобятся, когда будете создавать накладную.
Создать накладную можно в мобильном приложении и личном кабинете Т‑Бизнеса:
в приложении Т‑Бизнеса откройте «Сервисы» → «Документы» → «Закрывающие документы» → «Накладные» → «Создать», заполните форму накладной и отправьте ее контрагенту;
На экране «Счет-фактура» заполните форму → «Дальше».
На экране «Продавец» проверьте свои данные. Если нужно, исправьте информацию. Нажмите «Дальше».
На экране «Покупатель» заполните форму. Для этого начните вводить название юрлица, ИНН или КПП и выберите нужный вариант из списка. Если контрагента в списке нет, введите его данные вручную. Нажмите «Дальше».
На экране «Дополнительно» заполните данные грузополучателя. Для этого начните вводить название юрлица, номер ИНН или КПП и выберите нужный вариант из списка. Если контрагента в списке нет, введите его данные вручную. Нажмите «Дальше».
На экране «Товары или услуги» выберите нужную позицию из списка. Если товара или услуги нет в списке, нажмите «Добавить товар или услугу», введите данные → «Создать». Когда добавите все товары или услуги, нажмите «Дальше».
На экране «Документы об отгрузке» добавьте документы, на основании которых создаете счет-фактуру, → «Создать счет-фактуру».
Готово! Вы создали счет-фактуру и теперь можете отправить его контрагенту. Для этого нажмите «Поделиться» и выберите способ.
К созданному счету-фактуре можно вернуться в любой момент в приложении Т-Бизнеса. Чтобы посмотреть документ, откройте «Сервисы» → «Документы» → «Закрывающие документы» → «Счета-фактуры».
С телефона или компьютера — в личном кабинете на tbank.ru
В разделе «Документы» заполните форму. Если хотите внести в счет исправления или добавить номер госконтракта, передвиньте нужный переключатель и заполните поля, которые появятся. Нажмите «Дальше».
В разделе «Реквизиты сторон» заполните форму. Если вы или контрагент будете доставлять товары, передвиньте переключатель «Добавить грузополучателя и грузоотправителя» и заполните поля, которые появятся. Нажмите «Дальше».
В разделе «Товары и услуги» заполните таблицу. Для этого начните вводить название товара или услуги и выберите нужный вариант из списка.
Если возите товары из-за границы, передвиньте переключатель «Прослеживаемые товары». В таблице появится еще одна колонка — в ней укажите информацию о прослеживаемых товаре или услуге.
Нажмите «Дальше».
В разделе «Документы об отгрузке» добавьте документы, на основании которых создаете счет-фактуру, → «Создать».
Готово! Вы создали счет-фактуру и теперь можете отправить его контрагенту. Для этого нажмите «Поделиться» и выберите способ.
К созданному счету-фактуре можно вернуться в любой момент в личном кабинете Т-Бизнеса на tbank.ru. Чтобы посмотреть документ, откройте «Все сервисы» → «Выставление счета» → «Закрывающие документы» → «Счета-фактуры».
Как создать УПД и отправить его контрагенту?
Это можно сделать в личном кабинете Т‑Бизнеса на tbank.ru:
Если нужно, добавьте основание, данные о предоплате или авансе. Для этого передвиньте нужный переключатель и заполните поля, которые появятся.
В разделе «Реквизиты сторон» заполните форму.
Если вы или контрагент будете доставлять товары, передвиньте переключатель «Добавить грузополучателя и грузоотправителя» и заполните поля, которые появятся.
В разделе «Товары и услуги» заполните таблицу. Для этого начните вводить название товара или услуги и выберите нужный вариант из списка.
Если возите товары из-за границы, передвиньте переключатель «Прослеживаемые товары». В таблице появится еще одна колонка — в ней укажите информацию о прослеживаемых товаре или услуге.
Нажмите «Создать».
Готово! Вы создали УПД и теперь можете отправить его контрагенту. Для этого нажмите «Поделиться» и выберите способ.
К созданному УПД можно вернуться в любой момент в личном кабинете Т-Бизнеса на tbank.ru. Чтобы посмотреть документ, откройте «Все сервисы» → «Выставление счета» → «Закрывающие документы» → «УПД».
Когда нельзя использовать УПД?
Есть четыре ситуации.
При получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В таком случае выставите счет‑фактуру.
Если договорились с контрагентами, что используете товарную накладную или собственный бланк, и закрепили это в договоре. В таком случае оформите поставку документами, которые указаны в договоре.
При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если вы уже выдали товарную накладную, исправления нужно вносить в нее.
При оформлении дубликатов или корректировочных документов другой формы. Вы можете оформить дубликат утерянного документа или внести корректировки в существующий. Это можно сделать в той же форме, что и первоначальный документ.
Что делать, если случайно удалил закрывающий документ?
Удаленный документ попадает в архив, из которого его можно восстановить.
Независимо от того, где вы удалили документ, — в мобильном приложении или личном кабинете Т‑Бизнеса, восстановить его можно только в личном кабинете: